La Matriz Eisenhower es un método de gestión eficaz del tiempo que te ayuda a conseguir resultados rápidos y significativos y a tener siempre tiempo para todo.
No puedes comprar tiempo por dinero, pero te gustaría dominar los secretos de la vida y añadir al menos una hora más a tu día. Es muy sencillo: la planificación es tu ayudante ideal en el camino hacia el bienestar. Es la planificación lo que te ayudará a salir de un estado constante de presión por el tiempo y a evitar la irritabilidad y la frustración.
La Matriz Eisenhower te ayuda a conseguir más y aborda los importantes retos de la planificación. El estado de limón exprimido es el estado habitual de la mayoría de las personas al final de la jornada laboral. La situación puede cambiar con un giro de 180 grados.
Dwight David Eisenhower, el 34º Presidente de los Estados Unidos, destacado político y ex militar de talento, fue el primero en buscar seriamente una solución al problema de la distribución eficaz del tiempo. Cada vez son más las personas que prefieren utilizar la matriz de Eisenhower para lograr la eficiencia en los negocios.
Tabla
- El creador del método Eisenhower
- La matriz de Eisenhower como método para organizar el tiempo
- Características de los cuadrantes
- Plantilla de la matriz Eisenhower
- Cómo categorizar correctamente las tareas en una tabla
- Cómo aplicar la matriz de Eisenhower en la práctica
- En qué condiciones te resultará útil la Matriz Eisenhower
- Puede que estés gestionando tu tiempo bastante bien.
- Algunos consejos adicionales para organizarte y ahorrar tiempo
- Conclusión
El creador del método Eisenhower
Dwight David Eisenhower nació en 1890 en el seno de una familia corriente. En 1909 terminó el bachillerato, seguido de 4 años de estudio en la academia militar. Con especial predilección Eisenhower estudió la biografía de Lincoln y de los grandes de este mundo. Los padres apoyaron en todo a su hijo. El apoyo de sus seres queridos en su juventud influirá positivamente en la carrera de Eisenhower en el futuro.
La dimisión en 1948 no fue el fin de la actividad activa. Después de Eisenhower se convirtió en rector del Instituto de Columbia, ya principios de 1953 tomó el cargo de Presidente de los Estados Unidos — a este cargo a continuación, fue elegido más de una vez. Antes de que el político se enfrenta a la cuestión de la gestión eficaz del tiempo, y Eisenhower resuelve.
La matriz de Eisenhower como método para organizar el tiempo
Ahora entendemos claramente que la gestión del tiempo es una herramienta que ayuda a planificar eficazmente las tareas y a gestionar el tiempo, preservando al mismo tiempo la energía. En los años 50, Eisenhower no lo sabía.
La matriz de Eisenhower se creó para ayudar a resolver tareas urgentes e importantes. No se recomienda para la planificación a largo plazo, pero para la fijación de objetivos diarios este método no tiene rival. Su uso elemental hace que la pirámide de Eisenhower sea accesible a todas las personas.
Aumente su productividad y optimice sus costes poniendo en práctica el principio de Eisenhower. Ayúdese a deshacerse de la preocupación y la ansiedad perpetuas.
Utiliza la Matriz Eisenhower como herramienta de priorización. Visualmente son 4 cuadrantes, en cada uno de los cuales están marcadas las tareas del día en curso. Lo principal es diferenciarlas con precisión en términos de urgencia e importancia.
Condicionalmente, estos cuadrantes se dividen en:
- Cuadrante A (importante y urgente);
- Cuadrante B (importante y no urgente);
- Cuadrante C (no importante y urgente);
- Cuadrante D (ni urgente ni importante).
«Una tarea tan sencilla como colocar las tareas en cuadrantes», pensará. En efecto, este método es sencillo, pero como con cualquier otra cosa, se necesita práctica para perfeccionar la habilidad.
Características de los cuadrantes
Para ayudarle a entender cómo encajar las tareas en cuadrantes, a continuación encontrará una explicación detallada de cada cuadrante.
Cuadrante A (importante y urgente)
Si este cuadrante tiene 2 o más puntos diarios, preste atención a la autodisciplina. Es ideal cuando no hay entradas en este cuadrante. Esto habla de la organización y la posición activa en la vida de una persona. En el caso de la pereza y el eterno aplazamiento «para mañana» el cuadrante A siempre estará lleno.
Priorice correctamente y no permita la eterna lista en el sector de los asuntos importantes y urgentes.
Si no es posible dejar desatendido el cuadrante A, introduzca los casos que cumplan los siguientes requisitos:
- Estos son los casos cuyo incumplimiento urgente repercutirá negativamente en su salud.
- No hacer estas cosas conducirá definitivamente al fracaso, a la crisis y a los problemas.
- Si uno pospone la tarea para más adelante, es imposible alcanzar el objetivo final.
En el cuadrante A escribimos todas las tareas relacionadas con la familia, la salud y la carrera profesional. Si eres estudiante, el estudio también es prioritario.
Abandona el principio: si quieres hacerlo bien, hazlo tú mismo. Esto es fundamentalmente erróneo. Las personas de éxito que dominan la delegación alivian considerablemente su jornada.
La delegación le permite delegar una tarea en otra persona, pero el delegante es responsable de la calidad del trabajo realizado. Enseñe a un empleado a hacerlo bien y sin ajustes una vez y utilice sus habilidades después. Asigne correctamente las tareas y todo saldrá bien.
Cuadrante B (importante y no urgente)
En el cuadrante B debes escribir cosas importantes que no requieran urgencia. Por ejemplo, trabajas en una gran organización y tu tarea es conseguir un ascenso. El factor decisivo para lograr tu objetivo será un proyecto para optimizar el trabajo de producción. El director espera las cifras definitivas para el lunes, pero usted lo tiene todo listo el miércoles. Naturalmente, el asunto es importante, pero no urgente. Para el lunes todavía puedes volver a comprobar el informe varias veces y asegurarte de que no hay ningún contratiempo.
El cuadrante B merece especial atención. Lo ideal sería que estuviera lleno y el cuadrante A vacío. Si lo consigues en la práctica, estarás en el camino del éxito financiero. Resuelve diariamente tareas importantes y no urgentes y vive una vida feliz y rica llena de emociones brillantes, desarróllate, construye una carrera y gana más dinero, utiliza las palancas al máximo para lograr tus objetivos.
No tengas prisa, céntrate en lo importante y completa las tareas una a una con calidad. Consigue resultados aplicando el método Eisenhower.
Cuadrante C (sin importancia y urgente)
La aparición de asuntos sin importancia pero urgentes es difícil de predecir. Por ejemplo, se ha estropeado la cafetera. Reparar el menaje de cocina no es un asunto de primera importancia, pero aun así el café recién hecho da fuerza y optimismo por la mañana. Empezar el día con una aromática taza de bebida vigorizante es mucho más agradable que sin ella. ¿Ves de qué va el Cuadrante C?
El método Eisenhower de planificación del tiempo es ideal, lo principal es separar las cosas correctamente. Aprenderás a hacerlo con el tiempo. Veamos otro ejemplo.
La tienda de electrodomésticos tiene una promoción en todas las aspiradoras. Sólo hoy puedes comprar cualquiera con un 50% de descuento. La tuya se rompió hace tiempo, pero no puedes prescindir de ella y la oferta es tentadora.
Veamos. ¿Es importante para usted comprar una aspiradora ahora?
En principio, puede esperar, si no fuera por un «pero»: atraído por el descuento.
Sí, porque la aspiradora está disponible a un precio atractivo sólo hoy.
¿Entiende ahora cómo seleccionar casos para el Cuadrante C? No se precipite en la asignación. Tómese en serio la tabla Eisenhower y la inversión de tiempo se verá compensada cuando vea el efecto del método Eisenhower.
Cuadrante D (no importante o urgente).
Una persona no puede mantenerse ocupada todo el tiempo y ocuparse sólo de las tareas vitales. A veces, se necesita un reset y la lista de tareas del Cuadrante D lo proporcionará.
Algunas personas piensan que es una pérdida de tiempo y que hacer cosas que nadie necesita no servirá de nada y llevará a la degradación. Por supuesto, esto es cierto en el caso del abuso de la nicotina y el alcohol. No viene al caso discutir aquí. Pero, ¿qué pasa cuando se trata de hablar con amigos y familiares, por ejemplo? Formamos parte de la sociedad y sin una comunicación neutral nos convertiremos en robots que realizan tareas cotidianas eficientes. Las redes sociales informarán de los cambios en la vida de los compañeros, y la lectura de un libro interesante avivará el entusiasmo y aportará nuevos conocimientos.
Además, basándonos en los requisitos del diagrama de Eisenhower, el cuadrante D debería incluir actividades que nos aporten comodidad y placer, como ir a un restaurante con un ser querido, ir a la peluquería o asistir a exposiciones y conciertos. Estas actividades son agradables y útiles tanto para hombres como para mujeres.
Rara vez se presta atención al cuadrante D. Suele dejarse en blanco. Suele dejarse en blanco. Pero los psicólogos recomiendan encarecidamente anotar las tareas que producen satisfacción moral y alivio emocional.
Plantilla de la matriz Eisenhower
Consulta ejemplos de una matriz Eisenhower aquí o aquí.
La Matriz de Eisenhower te ayudará a descartar lo que no es importante para centrarte al máximo en las tareas importantes. Verás en la práctica que no tienes que superar montañas de tareas y derrochar energía para alcanzar tus objetivos. Aprenderá a clasificar las tareas por importancia y urgencia.
Cómo categorizar correctamente las tareas en una tabla
Recojamos lo esencial de lo anterior para facilitar el uso del método Eisenhower. Distribuye las tareas en la tabla según los 4 cuadrantes:
- Tareas importantes y urgentes que deben hacerse inmediatamente.
- Tareas importantes pero no urgentes que deben realizarse lo antes posible. Tienen un gran impacto en el objetivo final pero no son «candentes».
- Tareas no importantes y urgentes que tienen una baja probabilidad de afectar al resultado positivo de algo.
- Tareas no importantes y no urgentes que nos permitimos hacer cuando queremos relajarnos y distraernos.
Te convertirás en un maestro cuando haya un guión en la lista de tareas urgentes e importantes del Cuadrante A. La prisa es deprimente, no te da un respiro y la calidad de la tarea terminada suele dejar mucho que desear. No te desanimes si al principio tu lista de tareas pendientes en el Cuadrante A es más larga que en los otros cuadrantes. No eres el primero que aprende de sus errores. Teniendo en cuenta tu experiencia, podrás hacer frente a las dificultades en el futuro y conseguir que rellenar la matriz de Eisenhower sea automático.
Cómo aplicar la matriz de Eisenhower en la práctica
Ha llegado el momento de poner en práctica lo que has aprendido. Ya sabes lo suficiente para empezar a utilizar el método de planificación de Eisenhower en tu vida.
Sigue unas reglas sencillas para evitar los errores frecuentes de los principiantes:
- Es mejor esbozar una lista de tareas desde la tarde. Decide de una vez con qué te sientes más cómodo. Puede ser un cuaderno, una tableta o la matriz Eisenhower en Excel de tu teléfono. También puedes utilizar una hoja de papel A4. Lo principal es tener siempre los datos a mano.
- Cuando seas principiante, escribe una lista de todas las tareas pendientes en una hoja aparte y sólo entonces introdúcela en la matriz de Eisenhower. Más adelante podrás saltarte este punto y clasificar inmediatamente las tareas por importancia y necesidad.
- Lee atentamente la lista de tareas, preguntándote por su urgencia.
Cuando clasifiques las cosas en la escala de Eisenhower, pregúntate:
- ¿Entra esta tarea en el ámbito de mis valores prioritarios? Si la respuesta es sí, es importante; si es no, no es importante.
- ¿Tendré consecuencias negativas si no realizo esta tarea? Esta pregunta también determinará el grado de importancia.
- El grado de urgencia viene determinado por la duración de la relevancia de la tarea. Si la tarea no puede completarse mañana, entonces la urgencia es primordial.
Asegúrate de dejar espacio en tu lista de tareas pendientes si la has hecho en papel. Puede ir añadiendo cosas. Las tareas que no se completen hoy deben transferirse a la lista de tareas del día siguiente. Si has leído el artículo con atención, te darás cuenta de que las tareas inacabadas estarán presentes en la matriz de Eisenhower todos los días.
Ejemplo de una matriz de Eisenhower completada
Tomemos como base un día en la vida de un profesor de geografía.
Siguiendo las recomendaciones del párrafo anterior, hagamos una lista de las cosas que hay que hacer a partir de la tarde (la lista es corta, es importante entender la esencia del método Eisenhower):
- Mañana tengo 4 clases en el instituto: a las 8.30, a las 10.00, a las 12.00 y a las 14.00 (entre clase y clase haré servicio comunitario).
- Tengo que averiguar por qué mi anticipo no llegó a mi tarjeta el mes pasado (no quiero ir siempre al departamento de contabilidad a por efectivo).
- Quiero cambiar de corte y de color de pelo (llevo mucho tiempo pensando en ello).
- Quiero enviar un libro por correo a un colega de otra ciudad (prometí que lo haría a principios de semana).
- Tengo que ir al supermercado (me queda comida para un par de días).
En la vida real hay muchas más tareas, pero para el ejercicio lo haremos con cinco elementos.
Resultado de la distribución de casos según el método Eisenhower:
- Como ya te has dado cuenta, el 1er punto es importante y necesario, lo pondremos en el cuadrante A.
- El cuadrante B se llenará con asuntos importantes pero no urgentes del 2º punto.
- En el cuadrante C irá la tarea urgente pero no importante del 4º punto.
- Los asuntos 3 y 5 irán al cuadrante D. No son urgentes ni los más importantes, pero te proporcionarán placer y te permitirán relajarte.
Ahora intente hacerlo usted mismo.
En qué condiciones te resultará útil la Matriz Eisenhower
La matriz ayuda a planificar tareas complejas e importantes. Comprende el principio de funcionamiento del método y aplícalo en la planificación a corto plazo.
No dude en aplicar la matriz de Eisenhower en su vida si
- es difícil definir la tarea principal, es difícil entender por dónde empezar;
- es honesto consigo mismo y responde con sinceridad a las preguntas que se le formulan al planificar
- quieres optimizar tu tiempo
- sabes que puedes hacer más, pero no entiendes cómo conseguir los mejores resultados;
- dejas de dejar las cosas para mañana.
Para obtener resultados, no basta con estudiar la matriz de Eisenhower. Sólo poniendo en práctica estos conocimientos verás el efecto.
Puede que estés gestionando tu tiempo bastante bien.
¿Y si no necesitas los métodos de Eisenhower y te va bien sin la matriz? ¿Estás listo para decidirte ahora mismo?
Responda con sinceridad a estas preguntas:
- ¿Haces siempre una lista de tareas?
- ¿Respondes a los correos electrónicos a tiempo?
- ¿Vuelves a casa a tiempo y el trabajo del fin de semana no gira en torno a ti?
- ¿Las redes sociales y las charlas se interponen en el camino de las tareas importantes?
- Al final del día, ¿no te sientes irritable y con la sensación de que podrías haber hecho más?
- ¿Siempre prestas la debida atención a tu familia?
Piensa si quieres cambiar tu situación actual o dejar las cosas como están. El Diagrama de Eisenhower es tu asistente de planificación.
Algunos consejos adicionales para organizarte y ahorrar tiempo
Utiliza estos consejos cuando pongas en práctica el Método Eisenhower en tu vida:
- No te sobrecargues con tareas no esenciales.
- Mantén ordenado tu lugar de trabajo y no pierdas tiempo buscando documentos, acostúmbrate al orden.
- Intenta hacer las cosas importantes por la mañana, no por la tarde, cuando la actividad disminuye.
- Lo mejor es enemigo de lo bueno. Tómese el asunto en serio, pero sin fanatismo.
Un último consejo. Elija un área en la que prefiera entender mejor. Es imposible saberlo todo.
Conclusión
Así pues, la matriz Eisenhower es un ejemplo de distribución de casos. Voltaire dijo: «Hago planes por la mañana y cometo estupideces por la tarde». Eisenhower proporcionó el método perfecto para evitar esas estupideces. Ayúdate a ti mismo a ser más feliz y a tener más éxito. Pon en práctica la tabla y los resultados no tardarán en llegar.
El tiempo está fuera de nuestro control, pero podemos gestionarlo eficazmente.
Fecha de publicación: 11-16-2023
Fecha de actualización: 11-16-2023
