Sistema Kaizen: una nueva forma de gestión de la producción

El sistema Kaizen es una técnica japonesa de gestión de la producción. Existen leyendas sobre la diligencia y eficacia de los japoneses. Llevan hasta el final cualquier trabajo que empiezan. Y esto independientemente del cargo que ocupen. Para ellos, el trabajo no se convierte en una rutina. ¿Cómo es posible? Gracias a un enfoque adecuado. ¿Cuál es ese enfoque?

Antecedentes

¿Qué es el Kaizen? Es una filosofía japonesa cuyo objetivo es normalizar, llevar al siguiente nivel la fabricación de productos. Se empezó a hablar de ella después de la Segunda Guerra Mundial. En aquella época, varias grandes empresas japonesas buscaban una forma de recuperarse de las secuelas de la agitación bélica.

El sistema Kaizen fue creado por Masaaki Imai, fundador de KAIZEN Institute Consulting Group lean y Cambridge Corporation. El concepto introducido significa literalmente cambio para mejor (kai — cambio, zen — para mejor). La primera popularidad le llegó en 1986, tras la publicación de un libro dedicado a esta metodología: «Kaizen: la clave del éxito de las empresas japonesas».

El sistema Kaizen consiste en aumentar la eficacia de la empresa, la mejora continua a través de un cambio completo de la gestión.

Los 5 principios fundamentales del Kaizen

El sistema japonés se basa en las 5 S:

• S — minuciosidad (ordenación);
• S — coherencia;
• S — limpieza;
• S — sistematización;
• S — disciplina (aplicación).

El uso de cada uno de estos puntos ayudó a muchas empresas a recuperarse rápidamente en los años de posguerra. Incluso ahora no han perdido su relevancia. Consideremos cada punto en detalle.

Clasificación

Piense en lo que le impide trabajar con más eficacia. ¿Lo has descubierto? Haz una lista de esas cosas. Lo más probable es que en la lista aparezca que haces a la vez tus tareas y las de los demás. No querrás hacer eso. Piensa qué tareas puedes delegar en tus compañeros y a cuáles puedes renunciar. Tomemos como ejemplo las empresas en las que los directivos redactan un contrato y calculan el coste de los servicios. Aunque este trabajo suele hacerlo un contable.

No intente hacerlo todo usted mismo. El sistema Kaizen sugiere asignar responsabilidades. Cambie el flujo de trabajo. Incluso pequeños ajustes ahora, conducirán a grandes cambios en el futuro.

Coherencia

Una vez eliminado todo lo innecesario del flujo de trabajo, optimícelo. Para ello, lleve un diario durante un par de semanas. Anote todo lo relacionado con sus actividades. Se trata de asuntos resueltos, una lista de tareas, el tiempo dedicado al cumplimiento de cada una de ellas.

Transcurrido el periodo de tiempo especificado, analiza los registros. Verás que la mayor parte del día se dedica al trabajo rutinario. ¿Por qué no hacer las cosas importantes durante esas horas, dejando todo lo demás para más tarde?

Limpieza

Mantén ordenado tu espacio de trabajo. Tómate el tiempo necesario cada día para apilar ordenadamente papeles, artículos de papelería, etc. Esto hará que el día siguiente pase sin prisas buscando el documento adecuado.

La limpieza debe ser llevada y en tus pensamientos. Que lo último que hagas en el trabajo sea resumir y hacer un plan para mañana. Cuando salgas de la oficina o de producción, olvídate del trabajo. Dale un descanso a tu cerebro, de lo contrario su productividad se reducirá notablemente.

Sistematización

Se ha deshecho de tareas y responsabilidades innecesarias. Ha determinado el orden en que debe realizar las tareas más importantes. Ahora haga un horario. Intente cumplirlo.

Disciplina o aplicación

Haz todo lo posible por poner en práctica tu nuevo plan de trabajo. No vuelva a hacer las cosas como antes. Recuerde que el objetivo principal del sistema Kaizen en una empresa es la mejora continua.

Tecnología y características Kaizen

Cualquier empresa implica varios procesos. Los más habituales son la producción, la contabilidad, la comunicación con clientes y proveedores y la atención a los visitantes. Para optimizar, hay que prestar atención a cada punto. Si se ignora algo, la eficacia de la producción disminuirá. Para evitarlo, fíjese hasta en los pequeños detalles.

Para mejorar el flujo de trabajo hay que dividirlo en etapas. Después, considere cada paso por separado. Puede que haya redundancia. Supongamos que en la empresa es necesario optimizar la producción. El objetivo principal es que los trabajadores estén ocupados. Deben trabajar, no dar la impresión de estar ocupados. También es necesario ocuparse de las ventas de los productos acabados.

En este caso, la optimización kaizen se llevará a cabo en 9 etapas.

Identificación del problema

En muchas organizaciones no se acostumbra a discutir los problemas en voz alta. Los conocen unas pocas personas que, en última instancia, toman la decisión. Por eso, la nueva información llega a los empleados más tarde o de forma distorsionada. Esto tiene un gran impacto en la eficacia.

En todas las empresas hay dificultades. Pero no hay que callarlas. Hay que discutirlas, sacarlas a la luz. De lo contrario, el problema seguirá siendo un problema.

Análisis de costes

¿Dónde se gastan los recursos en el proceso de producción?

1. Movimientos innecesarios. A menudo, los trabajadores tienen que desplazarse mucho por el taller en busca del material adecuado.
2. Defectos. Ocurre que se pasan por alto en la fase inicial de la producción. Su eliminación requiere esfuerzo y dinero. Es mejor resolver estos problemas desde el principio.
3. Excedentes. Si el volumen de producción es superior al volumen de ventas, el excedente se guarda en el almacén. Se trata de otra partida de gastos.

No te olvides de los recursos de tiempo. Cualquier parte de la producción requiere tiempo. Es una ventaja para los empleados que pueden reducirlos.

La opinión de los empleados

Merece la pena escucharla. Henry Ford decía que debía la prosperidad de la empresa a los empleados. Eran sus ideas las que él ponía en práctica. La gente se interesaba por mejorar la producción porque sabía que las sugerencias eran generosamente recompensadas.

Para que el personal participe en el desarrollo de la empresa, necesita motivación. Pocos empresarios son conscientes de ello. Como consecuencia, los empleados hacen «automáticamente» su trabajo sin pensar en lo que ocurrirá después.

El sistema Kaizen sugiere que los directivos escuchen las sugerencias aunque parezcan insignificantes. Los empleados deben tener la oportunidad de expresar sus ideas, ponerlas en práctica, comunicarlas a sus compañeros y recibir recompensas.

Subsanar las deficiencias

Cualquier método de gestión tiene sus defectos. Y, al parecer, combatirlos es el principio fundamental de todas las empresas. Sin embargo, en realidad, no todo es así. A menudo, los empleados y la dirección son conscientes del problema, pero ni siquiera intentan solucionarlo. Con el tiempo, esta actitud ante la empresa acabará en su hundimiento. Evitar tales consecuencias ayudará a 3 reglas:

1. Lo roto no es tan importante — tírelo.
2. Lo roto es necesario — repárelo.
3. Lo que no funciona en todo su potencial vale la pena mejorarlo.

Recuerda: la pereza y la falta de voluntad para crecer no son las mejores cualidades de un empresario.

Ahorro

Según los directivos, sólo se puede ahorrar dinero en salarios. El sistema Kaizen desmiente esta afirmación. Se puede ahorrar dinero mejorando los equipos antiguos o sustituyéndolos por otros nuevos.

Centrarse en los clientes

A menudo este punto no se tiene en cuenta. Aunque determina el éxito de la idea de negocio. Es importante tener en cuenta la opinión de los clientes sobre la calidad, el precio o las características del producto.

Creación de grupos de trabajo

Los equipos serán responsables de la calidad. Ayudarán a los miembros del equipo a sentirse importantes y les motivarán para trabajar de forma aún más eficiente. Es una forma estupenda de aumentar el deseo de mejorar de los empleados.

Creación de normas

Se trata de las normas de calidad. El sistema Kaizen recomienda establecerlas y cumplirlas. Las dificultades que surjan en el proceso de trabajo deben registrarse por escrito. Cada empleado debe tener instrucciones sobre cómo actuar en situaciones imprevistas. Es importante que la empresa desarrolle un sistema de gestión de la calidad (SGC).

Conclusiones y hechos

Lógicamente, las conclusiones se basan en hechos. Confíe sólo en la información real, no en hipótesis y teorías.

La filosofía kaizen como parte de la fabricación ajustada

La fabricación ajustada es el objetivo de todas las empresas. El sistema Kaizen es la forma de conseguirlo. Para ello, hay que seguir una serie de principios:

1. La idea principal de Kaizen es la mejora continua de las habilidades, capacidades y tecnologías. Si no se mejora la producción, los costes aumentarán. Junto con ellos, aumentará el precio de los productos y disminuirá su competitividad. Para evitarlo, haga del desarrollo un estado habitual, hágalo todos los días.
2. Los directivos que buscan ganar más dinero no suelen pensar en los empleados. Por lo tanto, perderán dinero, personas y un buen nombre. Ellos, en cambio, deben mostrar respeto por el equipo, mostrar la importancia de los clientes.
3. La empresa no debe depender del número de pedidos. Eso es lo que decía Henry Ford. En parte tenía razón, porque los tiempos de inactividad sin pedidos generan costes adicionales. Si se reducen, el precio de los productos bajará. Y esto dará lugar a nuevos clientes y a un mayor volumen de negocios. La carga sobre el personal se igualará.
4. Mantener productos sobrantes en stock también está asociado al despilfarro. También habrá despilfarro cuando los proveedores retrasen la entrega de los componentes adecuados. El sistema «kanban» ayudará a remediar la situación. Según él, todo debe hacerse a tiempo.
5. Todo en la producción debe ser de alta calidad. Se trata de elementos adicionales, piezas, embalaje, transporte. Los pequeños errores se ven mejor y se corrigen en las fases iniciales.

Otro principio Kaizen se refiere al reciclaje o eliminación de residuos. Según Masaaki Imai, fundador de esta técnica, es la base de la fabricación ajustada.

El concepto y las reglas del gemba kaizen

Es una de las principales herramientas de la fabricación ajustada según el sistema Kaizen. La palabra gemba significa un lugar real. Puede ser una obra de construcción, una planta de fabricación, etc.

El gemba kaizen consiste en mejorar el lugar de trabajo, lo que beneficiará a la empresa o a la producción en su conjunto. Aquí hay 5 reglas a seguir:

1. Visite el lugar de trabajo para resolver el problema. Así obtendrá información fiable sobre lo que ha ido mal. Y también tomará la decisión más adecuada.
2. Determine con qué está relacionado el problema. Puede ser una persona, una técnica, materiales, un método de trabajo, cálculos.
3. Para evitar que la situación empeore, busca una solución temporal.
4. Encontrar la causa raíz de lo sucedido.
5. Para evitar situaciones similares en el futuro, anote en un papel la esencia del problema y su solución.

Estas reglas Kaizen protegen contra las situaciones estresantes y los problemas de producción. También ayudan a evitar pérdidas innecesarias de tiempo y dinero.

Kaizen y gestión

Como ya se ha dicho, la esencia del sistema Kaizen es la mejora continua de los métodos de gestión y producción. En este caso, la dirección ayuda a los empleados a trabajar de forma que cumplan plenamente las normas. Si esto no funciona, se forma al empleado. Otra opción es ajustar las normas. Cuanto mejor sea la gestión, más actividades de este tipo se llevarán a cabo.

En general, el sistema Kaizen pretende desarrollar en los empleados una actitud positiva hacia el proceso de trabajo. No existe el método del «palo y la zanahoria». No se ordena a los empleados. Se les anima. Reciben sugerencias para mejorar el proceso de trabajo, ideas, y las incluyen en los debates de la junta. Y luego deciden cómo poner en práctica esas ideas. La dirección hace todo lo posible para motivar al equipo a trabajar aún mejor, a crecer, a desarrollarse.

En las empresas que trabajan según el sistema Kaizen, el máximo responsable está siempre al tanto de lo que ocurre en los lugares de trabajo. Se interesa incluso por los pequeños detalles.

Según el Kaizen, resolver los problemas sociales es tan importante como los económicos. Los empleados deben participar en el proceso de trabajo. Gracias a ello, aumentará la productividad laboral y la calidad de los productos fabricados. También aumentará su popularidad entre los clientes.

¿Qué significa tener cero pérdidas en un sistema Kaizen?

El método Kaizen de gestión de la producción propone dividir las actividades de la empresa en 2 grupos:

• las que aportan valor;
• las que no aportan valor.

Entre estas últimas se incluyen:

• el almacenamiento de excedentes de producción en almacenes;
• paradas de producción;
• pérdidas de transporte;
• pérdidas por actividades innecesarias.

También puede añadirse a la lista la producción de productos defectuosos. Hay que deshacerse de estas acciones lo antes posible. Es la única forma de minimizar el consumo injustificado de tiempo, recursos financieros y de otro tipo.

Ejemplos nacionales y extranjeros de Kaizen en instalaciones de producción

El ejemplo más llamativo de aplicación del sistema Kaizen en la producción se considera, con razón, el de la empresa Toyota. Los directivos de la empresa consideran a sus empleados personas capaces de hacer frente a cualquier tarea que se les plantee.

Taiichi Ono, que dirigió la empresa en los años 70 del siglo pasado, practicó una técnica interesante. Se fijó el objetivo de producir 100 unidades de mercancía en una hora. Pero los ingenieros tenían recursos suficientes para producir 90. Tenían dos opciones. La primera era quedarse trabajando. La segunda era encontrar la manera de mejorar el proceso de producción y cumplir el requisito. Una vez cumplida la tarea, el 10% de los empleados fueron trasladados a otra línea. Para el resto, el plan no cambió.

El sistema Kaizen también se aplica con éxito en Siemens. Se han desarrollado varias reglas interesantes para motivar a los empleados:

1. Aprende a pensar de forma poco convencional.
2. No pongas excusas. Cuestionar lo que se ha hecho antes.
3. Corregir los errores inmediatamente.
4. Busque soluciones frugales.
5. Haga preguntas hasta encontrar la causa del problema.

Además, según la dirección, 10 empleados harán mejor su trabajo que 1 especialista.

¿Y qué decir de Rusia? El Grupo GAZ y KamAZ OAO fueron los primeros en aplicar los principios de la producción ajustada a principios de la década de 2000. Tras la introducción del sistema Kaizen, se notó un aumento de la eficiencia de la producción. Hasta la fecha, las empresas han ahorrado 23.000.000.000 de rublos.

Los directivos de la empresa escuchan atentamente las sugerencias de los empleados. Según las estadísticas, durante los años de utilización del sistema Kaizen recibieron más de 700 de ellas. Como resultado, se mejoró el flujo de trabajo y se liberaron 364 m² de espacio mal utilizado.

Cómo implantar el sistema japonés — Kaizen Blitz

Lleva mucho tiempo implantar el concepto Kaizen en la producción. Un taller Kaizen Blitz ayudará a acelerar el proceso. En 1 ó 2 semanas, el personal aprenderá a aplicar los principios básicos de este método en su trabajo. La implantación del sistema Kaizen se lleva a cabo en 3 etapas:

1. Preparación preliminar. Se trata de un estudio de las peculiaridades de la producción, la búsqueda del área problemática, la formación de equipos, el desarrollo del plan del evento.
2. Directamente Kaizen-blitz. Los participantes se familiarizan entre sí. Se distribuyen las responsabilidades entre ellos. Después se analiza a fondo la situación. Los empleados proponen y prueban ideas, las ponen en práctica en la producción, idean nuevas normas.
3. En la última fase, los participantes preparan una presentación e informan de los resultados.

Al final de la formación, sólo queda supervisar la aplicación de los planes.

Diferencias entre los sistemas de gestión tradicionales y el sistema Kaizen

Por comodidad, las diferencias se recogen en la tabla.

El sistema de gestión japonés Kaizen gana en todos los aspectos.

Conclusión

El sistema Kaizen en la producción trata de la coherencia, el orden, la economía y la ausencia de pérdidas. También consiste en tratar a todos los empleados con respeto, independientemente de su puesto. Según la filosofía Kaizen, los miembros del equipo son el valor más elevado. De ellos depende la eficacia del proceso de trabajo y el desarrollo de la empresa. La implantación del Kaizen en la empresa sólo tendrá consecuencias positivas.

Fecha de publicación: 11-16-2023

Fecha de actualización: 11-16-2023

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