Cómo planificar el día: consejos y ejemplos

Todo el mundo necesita un plan para el día. Quieres tener mucho que hacer, ser productivo y seguir teniendo energía. Por eso planificar el día es una cuestión importante y relevante. La gente ocupada hace una planificación para un mes, una semana, a veces incluso un año. Pero la rutina diaria sigue desempeñando un papel importante. ¿Cómo planificar bien el día?

Por qué es importante hacer un plan diario

Hacer planes diarios es necesario para utilizar el tiempo de forma eficiente, para hacer tantas cosas importantes como sea posible. La planificación le ayuda a mantenerse centrado y organizado.

A primera vista, hacer un plan puede parecer una tarea desalentadora. Pero con un poco de trabajo duro y creatividad, aprendiendo algunas herramientas útiles, puedes hacer un buen plan para alcanzar tus objetivos.

Técnicas Jedi

«La técnica Jedi de la bandeja de entrada vacía es un método de planificación diaria y gestión del tiempo y las tareas. Fue desarrollado por el coach empresarial Maxim Dorofeev como una modificación del método GTD (GettingThingsDone).

Las «bandejas de entrada» (o «bandejas de entrada») son tareas, tareas pendientes y planes que requieren alguna acción o decisión. Cuando las «bandejas de entrada» están llenas, el cerebro está inquieto, incapaz de trabajar de forma productiva. Por lo tanto, hay que limpiar la «bandeja de entrada» y completar las cosas.

Cómo trabajar con la «bandeja de entrada

• Anote las tareas, ideas, compras y otras cosas en una lista aparte («bandeja de entrada»).
• Todas las cosas por hacer deben guardarse en un solo lugar. No haga muchas listas.
• Una «bandeja de entrada» vacía es información ordenada y recogida en un solo lugar.
• La «bandeja de entrada» es donde se almacenan las tareas pendientes antes de clasificarlas. A medida que se le añaden nuevas tareas («bandejas de entrada»), las tareas pendientes completadas salen de ella.
• Revisa la lista con cierta frecuencia (una vez al día o a la semana), elimina las tareas pendientes que ya se han completado y añade nuevas «bandejas de entrada».

La técnica Jedi sugiere sólo 2 prioridades para las tareas: las que hay que hacer y las que no.

Cualquier tarea debe responder a la pregunta «¿Qué debo hacer?».

Lista de tareas (o lista de tareas pendientes)

Nuestra mente está constantemente inundada de pensamientos sobre tareas y acontecimientos no realizados. Cuando el cerebro está lleno de «cosas por venir», no puede funcionar de forma productiva. Cuando se anotan las tareas, se libera el cerebro. Por eso es útil hacer una lista (lista de tareas pendientes).

Encuentra una aplicación práctica para llevar una lista. Utiliza las populares Todolist, Evernote, Doit.Im. Si no eres amigo de las aplicaciones, hazte con un cuaderno normal o una agenda.

Escribe tu lista de tareas pendientes hasta el último detalle. Revisa tus agendas, las notas de tu escritorio y los post-it, los recordatorios de tu teléfono. Reúnelo todo en un mismo sitio.

Al principio obtendrás una lista caótica. Después, hay que estructurarla, establecer prioridades.

Resalta las cosas importantes. Utiliza el principio de Pareto 80/20. Su esencia es que en una lista de 10 casos hay 2 que son más importantes que otros.

Puedes utilizar la matriz de gestión del tiempo, que divide todos los casos por importancia y urgencia. Tome una hoja de papel y divídala en 4 partes. Obtendrás 4 cuadrantes. Ahora coge una lista de cosas por hacer y coloca cada una de ellas en el cuadrante correcto:

• A — cosas por hacer importantes y urgentes (requieren atención inmediata);
• B — importantes pero no urgentes (cosas a largo plazo);
• C — urgentes pero no importantes (últimas cosas por hacer);
• D — ni urgentes ni importantes.

Hacer una lista de tareas puede parecer desalentador al principio. Pero más adelante, después de haber hecho tu primera «bandeja de entrada», las cosas serán más fáciles y rápidas.

Programa diario

Un programa diario difiere de una lista de tareas en que especifica un tiempo para su realización. No sólo los escolares tienen horarios y rutinas. Lo hacen todas las personas que quieren aprovechar el tiempo al máximo, programar el día por horas y minutos.

Decide dónde guardarás tu planificación diaria. ¿Es una aplicación de planificación o un calendario en tu smartphone? Si no eres amigo de los gadgets, te bastará con un organizador de papel.

Incluye todo lo que es importante en tu rutina diaria. Anota por horas las cosas que hay que hacer hoy. Pon las prioritarias al principio de la lista.

Que sean sencillas y fáciles de entender. Ten en cuenta todas las pequeñas cosas y los detalles no evidentes de la lista. Asegúrate de que no se te olvida nada.

Intenta calcular objetivamente el tiempo dedicado a las tareas. Es mejor planificarlo con una reserva por si surgen imprevistos.

Ejemplo de plan del día

Un ejemplo de plan para el día tiene este aspecto

• 6.00-levantarse;
• 6.00-6.30 — ducha, ejercicio;
• 6.30-7.00 — desayuno ligero;
• 7.00-7.40-vestirse para ir a trabajar;
• 8.30-12.30 — trabajo en la oficina;
• 12.30-13.15 — almuerzo (comida sana), breve descanso;
• 13.30 — 15.00 — trabajo en la oficina;
• 15.00-15.15 — pausa para café/paseo al aire libre;
• 15.15-17.30 — reunión de trabajo;
• 17.30 — 18.30 — parada en la tienda de comestibles, vuelta a casa;
• 18.30 — 19.30 — preparar la cena, cenar;
• 19.30 — 21.00 — tiempo para uno mismo/familia/pasatiempos;
• 21.00 — 21.30 — paseo antes de acostarse;
• 21.30 — 22.00 — ducha;
• 22.00 — 23.00 — lectura/música;
• 23.00 — sueño reparador.

Puedes utilizar este ejemplo de rutina diaria como base.

Consejos para crear un plan diario

¿Cómo planificar el día? Ten en cuenta dos cosas:

• El momento de hacer el plan. Es mejor hacerlo con antelación: la noche anterior o por la mañana. Para poder revisarlo y hacer ajustes.
• Resumir el día. El último punto de la planificación diaria debe ser el resumen del día. Analiza lo que has conseguido hacer, qué ha causado dificultades y cómo mejorar el proceso de ejecución de las tareas.

Paso a paso, el proceso de elaboración de un plan es el siguiente:

• Haz una lista de las cosas que hay que hacer. Incluye las tareas pequeñas y las grandes.
• Divida los casos en grupos. Los criterios de clasificación son diferentes, por ejemplo, la importancia y la urgencia (el principio de división se ha descrito anteriormente). Las cosas importantes son las que conducirán a la consecución de tus objetivos. Hágalas primero. Si algunas tareas requieren una finalización inmediata, empiece por ellas.
• Numera las tareas por orden de prioridad.
• Utilice marcadores (símbolos o colores) para asignar importancia a las tareas.
• Programa tus tareas pendientes para un momento determinado. Mantenga una reserva en caso de imprevistos.
• No planifique muchas tareas para un mismo día. Planifique de 1 a 3 cosas importantes que haya que hacer de todos modos. Haz el resto si tienes tiempo.
• Reparte las tareas de la semana.

No te enfades si una de las cosas del plan no se puede hacer. Aplázalo al día siguiente.

Otros consejos útiles para planificar

Cuando planifiques tu día, sigue algunos consejos:

• Hazte una bonita agenda o descárgate una aplicación para tu smartphone u ordenador donde anotar tareas y planes. Hay muchos asistentes de software que sistematizan automáticamente las tareas, hacen cambios a tiempo y te recuerdan tus planes durante el día. Entre las herramientas de planificación más populares están Google Calendar y Wunderlist.
• Ten siempre a mano una agenda o un diario. Si tienes cosas nuevas que hacer, puedes ajustar tu rutina diaria y anotar la nueva tarea.
• Utiliza 2-3 herramientas de planificación. Por ejemplo, existe la eficaz metodología BulletJournal. Según ella, las lanas, las ideas, los hábitos, las finanzas se anotan en un cuaderno normal. O la popular técnica de planificación Pomodoro. Su esencia es la siguiente: se programa un temporizador durante 25-30 minutos y se trabaja activamente, sin distracciones. Después de apagar el temporizador, te tomas un descanso de 5 minutos. Después vuelves a tus tareas durante 25-30 minutos.
• Reparte la carga. Como han descubierto los científicos, el cerebro funciona mejor a determinadas horas. Sigue tus biorritmos internos. Analiza en qué momento del día estás más activo. En función de ello, distribuye la carga.

Y una recomendación más. Intenta evitar la sobrecarga. Asigna al menos un día libre en tu agenda, que dedicarás a ti mismo y a hacer tus cosas favoritas.

Conclusiones

Es útil para cualquier persona dominar las habilidades de planificación racional del día. Ayudan a aumentar la productividad y la eficacia de cualquier actividad.

Cuida el tiempo, tiende a pasar rápida e imperceptiblemente. No olvides incluir en tus planes tiempo para ti y tus cosas favoritas, ¡porque es la mejor inyección de energía!

Fecha de publicación: 11-16-2023

Fecha de actualización: 11-16-2023

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